Kecepatan dan keakuratan informasi bukan lagi sekadar nilai tambah melainkan telah menjadi faktor penentu dalam mendapatkan calon nasabah di tengah ketatnya persaingan industri asuransi. Pelanggan kini tidak hanya mencari produk terbaik tetapi juga layanan yang cepat, responsif, dan dapat diandalkan.
Menurut studi Harvard Business Review, merespons calon nasabah dalam satu menit dapat meningkatkan kemungkinan penjualan hingga 391%. Lebih dari itu, sebanyak 78% pelanggan memilih perusahaan yang merespons lebih dulu. Persentase tersebut menekankan bahwa kecepatan respons bukan hanya membuat perusahaan unggul tetapi juga bisa menjadi penentu antara keberhasilan mendapatkan nasabah atau justru kehilangan.
Seiring dengan meningkatnya ekspektasi pelanggan terhadap layanan yang serba instan dan personal, tekanan terhadap tim marketing dan customer service (CS) pun ikut naik. Para agen dituntut memberikan respons cepat, akurat, sekaligus membangun hubungan jangka panjang dengan calon nasabah.
Namun, sistem kerja yang masih mengandalkan proses manual tampak menjadi hambatan utama. Untuk mendapatkan informasi dasar, agen seringkali harus mengirim email ke tim CS dan menunggu respons yang memakan waktu.
Hal ini menyebabkan pekerjaan yang seharusnya bisa diselesaikan dalam hitungan detik menjadi terhambat, sementara beban operasional terus menumpuk. Selain itu, keterbatasan talenta (SDM) turut meningkatkan risiko human error yang akan berefek domino ke depannya.
Kondisi ini menunjukkan bahwa ketergantungan pada sistem manual tidak lagi relevan di era serba cepat. Integrasi teknologi berbasis AI, seperti chatbot diyakini mampu menjadi solusi untuk mendukung kerja tim secara real-time, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi risiko human error. Tanpa pembaruan yang adaptif, beban operasional akan terus meningkat dan daya saing perusahaan terancam menurun.
Risiko di Balik Sistem Manual
Di tengah perkembangan teknologi yang semakin pesat, masih banyak perusahaan yang mengandalkan sistem operasional manual dalam menjalankan proses bisnisnya. Meskipun pendekatan ini mungkin terasa familiar dan mudah dijalankan, sistem manual memiliki berbagai keterbatasan yang berpotensi menghambat efisiensi dan produktivitas.
Ketergantungan pada proses manual tidak hanya memperlambat alur kerja, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan, ketidaksesuaian data, hingga keterlambatan dalam pengambilan keputusan. Dalam jangka panjang, hal ini dapat menjadi tantangan serius, terutama ketika perusahaan dihadapkan pada dinamika pasar yang cepat berubah dan ekspektasi pelanggan yang terus meningkat.
Berikut tantangan yang muncul ketika perusahaan masih bergantung pada sistem manual.
1. Lambat Merespons Calon Nasabah
Dalam sistem manual, proses komunikasi antara calon nasabah dan customer service (CS) harus melalui perantara, yaitu agen. Hal ini membuat agen membutuhkan waktu lebih lama untuk merespons calon nasabah sehingga menyebabkan keterlambatan dalam memberikan respons.
Alur yang panjang ini berpotensi mengurangi peluang terjadinya closing, mengingat calon pelanggan cenderung memilih perusahaan yang memberikan respons cepat dan tanggap.
2. Kesalahan Input Data
Agen berperan penuh dalam mencatat dan menginput data calon nasabah secara langsung. Hal ini membuka peluang terjadinya kesalahan input karena faktor human error maupun kesalahan dalam interpretasi data dari calon nasabah.
Kesalahan data ini dapat berdampak pada proses selanjutnya, mulai dari penyampaian informasi yang tidak akurat hingga potensi kendala dalam pengajuan polis. Tanpa sistem otomatis yang terintegrasi, proses validasi data menjadi lebih sulit dan berisiko merugikan perusahaan dan nasabah.
3. Ketergantungan pada Individu
Sistem manual cenderung bergantung pada individu tertentu yang diharapkan memahami alur kerja dan informasi produk secara menyeluruh. Ketika orang tersebut berhalangan hadir maka alur operasional bisa terhambat secara signifikan.
Ketergantungan seperti ini menciptakan risiko dalam keberlangsungan layanan. Misalnya, calon nasabah tidak bisa langsung mendapatkan informasi yang ia butuhkan sehingga kualitas layanan menurun.
4. Hambatan Skalabilitas
Ketika volume kerja meningkat, sistem manual berisiko tidak mampu mengakomodasi kebutuhan tanpa menambah jumlah agen atau sumber daya tambahan lainnya. Hal ini tidak hanya memperlambat proses layanan tetapi juga menurunkan kepuasan calon nasabah yang mengharapkan respons cepat.
Dalam jangka panjang, ketertinggalan dalam mengadopsi teknologi digital dapat menghambat inovasi perusahaan dan menyebabkan hilangnya efisiensi operasional, sekaligus berisiko kehilangan pelanggan secara bertahap.
Memaksimalkan Kinerja dengan ARSI Smartbot
Melihat tantangan operasional yang kompleks, perusahaan asuransi kini perlu bertransformasi secara digital. Salah satu langkah adaptif yang krusial adalah memanfaatkan teknologi berbasis AI seperti chatbot guna mengotomatisasi alur komunikasi, mengurangi ketergantungan pada proses manual, dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara menyeluruh.
ARSI Smartbot hadir sebagai solusi dari KPSG Group, subholding dari PT Anabatic Technologies Tbk. ARSI dirancang untuk memudahkan agen marketing dalam mengakses informasi secara instan melalui integrasi di berbagai kanal.
Anabatic adalah perusahaan publik IT terkemuka di Indonesia yang menawarkan solusi teknologi untuk menjawab kebutuhan bisnis yang kompleks. Melalui subholding kami, kami menghadirkan inovasi solusi IT dan layanan yang mendukung akselerasi transformasi digital bisnis di Indonesia.
Dengan hadirnya ARSI Smartbot, agen asuransi bisa bekerja lebih efektif dan efisien. beberapa keunggulan meliputi:
1. Akses Informasi Cepat dan Akurat
ARSI Smartbot dilengkapi dengan teknologi machine learning berbasis On-The-Fly Training yang memungkinkan sistem belajar secara otomatis dari interaksi pengguna maupun data baru tanpa perlu proses pemrograman ulang. Mesin pintar ARSI akan secara mandiri mengembangkan algoritma berdasarkan pola data yang tersedia.
Fitur ini secara signifikan membantu agen dalam mengakses informasi penting secara real-time seperti status polis, surat pengajuan hingga detail premi dengan akurasi tinggi tanpa ketergantungan pada proses manual atau tim pendukung lainnya.
2. Siap 24/7
Melalui kombinasi artificial intelligence (AI) dan dukungan live agent secara terpadu, ARSI mampu menangani pertanyaan secara otomatis, sekaligus memberikan opsi peralihan ke agen manusia saat diperlukan.
Selain itu, ARSI telah mengimplementasikan beberapa pilihan saluran komunikasi sehingga dapat diakses dengan mudah oleh agen. Hal ini mendukung efisiensi kerja, mempercepat alur informasi serta menjaga kualitas pelayanan.
3. Mengurangi Beban CS & Meningkatkan Efisiensi
ARSI Smartbot mampu menjawab berbagai pertanyaan umum agen secara otomatis mulai dari status polis hingga informasi premi tanpa harus bergantung pada tim customer service (CS). Keunggulan ini membuat proses kerja agen lebih cepat dan efisien serta mengurangi beban kerja CS.
Ekspektasi dari para calon nasabah untuk mendapatkan respons dan informasi secara cepat, akuran, dan personal pun bisa dipenuhi.
Tingkatkan kualitas layanan perusahaan Anda menjadi lebih cepat, akurat, dan responsif dengan ARSI Smartbot. Ciptakan keunggulan kompetitif melalui layanan yang selalu tersedia serta mampu beradaptasi dengan kebutuhan pelanggan di era digital.
Baca Juga Artikel Lainnya:
